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Minha experiência de negócios me ensinou uma coisa verdadeira: que maximizar sua produtividade, felicidade, paz ou impacto pode ser melhor alcançado se você entender claramente as 12 Regras do Tempo.
1. Ter metas
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Ser mais eficiente com o seu tempo é irrelevante se você não sabe como quer gastá-lo. No gerenciamento do tempo, a bússola é mais importante que o relógio. Saiba onde você quer ir e gaste seu tempo nas coisas que te levam até lá.
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Muitas pessoas gastam energia tentando ser mais eficientes sem primeiro fazer o que é importante: estabelecer metas. É como estar perdido no caminho para uma nova cidade. Dirigir mais rápido não ajuda se você estiver indo na direção errada. Descobrir em que direção entrar e seguir nessa direção.
Depois de prepará-lo, sua lista de metas revelará o que é importante para você.
2. Analise como você gasta seu tempo
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É sempre bom saber como você está gastando seu tempo agora. Você pode acompanhar isso definindo um cronômetro para desligar a cada 15 minutos; sempre que soar, escreva exatamente o que você está fazendo. Como alternativa, divida seu dia em blocos de 15 minutos e registre cada atividade que você faz.
Depois de ter seus registros de tempo, examine-os. Como eles se comparam aos seus objetivos? Você está gastando tempo onde estão suas prioridades?
3. Mantenha uma lista de tarefas
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Isso parece muito simples, mas é realmente a base de todos os sistemas de gerenciamento de tempo. Sua lista de tarefas pode ser eletrônica, em papel fantasia, encadernada em um caderno ou folha solta. A chave é ter tudo o que você deseja realizar em uma lista. Minha lista de tarefas pode ter um item de uma linha, como “escrever relatório anual”, que me remete a um arquivo muito maior ou até mesmo a uma caixa de arquivo nesse item.
4. Priorize sua lista
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Depois de ter a lista, determine quais são os itens importantes. Marque-os com um marcador, uma caneta vermelha ou de qualquer outra forma que os destaque.
Às vezes, acho que minha lista de tarefas é muito grande. Cada item da lista chama “preste atenção em mim!”, Embora a maioria deles não tenha sido destacada como importante. Nesses casos, pego uma folha de papel em branco, cubro minha lista de tarefas e anoto apenas os três ou quatro itens mais importantes. Esses são os únicos a se concentrar.
5. Controlar a procrastinação
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Eu uso uma série de truques para quebrar qualquer tendência persistente de procrastinar. Por exemplo, eu gosto de ter uma cópia impressa da minha lista de tarefas digitais. Reimprimi-lo todos os dias à medida que novos itens são adicionados e os preenchidos são descartados. É nessas horas que procuro os itens que marquei como prioridade alta, mas que não estão sendo concluídos.
As pessoas costumam dizer que tenho grande autocontrole. Na verdade, porém, muito disso é controle de ambiente. Eu controlo o meu ambiente para eliminar coisas que eu possa usar para procrastinar. Tirar jogos do seu computador, por exemplo, vender sua TV e se livrar dos trabalhos ocupados que você usa para evitar as tarefas importantes.
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Eu desenvolvi um hábito eficaz que me ajudou a quebrar a procrastinação: “Faça o pior primeiro”. No começo de cada dia, eu faço a única tarefa que está me causando mais estresse, e que eu não tenho recebido feito.